การตั้งค่าหนังสือราชการ

การจัดพิมพ์หนังสือราชการด้วยโปรแกรมพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ และตัวอย่างการพิมพ์

ตามที่งานสารบรรณ กองธุรการวิทยาเขตปัตตานี ได้จัดโครงการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เรื่อง การพิมพ์หนังสือราชการด้วยโปรแกรมพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ เมื่อวันที่ 23 กุมภาพันธ์ 2555 โดยมีบุคลากรสังกัดสำนักงานอธิการบดีเข้าร่วมโครงการ ซึ่งมีเนื้อหาหลักๆ สรุปได้ดังนี้

1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ (ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร)
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 ขนาดตราครุฑ
ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร ใช้สำหรับจัดทำ หนังสือภายนอก หนังสือประทับตรา
คำสั่ง และประกาศ)
ตราครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ใช้สำหรับจัดทำหนังสือภายใน (บันทึกข้อความ)
2. การพิมพ์
2.1 หนังสือภายใน
คำว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 29 พอยท์ และปรับค่าระยะบรรทัดจาก 1 เท่า เป็นค่าแน่นอน (Exactly) 35 พอยท์
คำว่า “ส่วนราชการ วันที่ เรื่อง” พิมพ์ด้วยตัวอักษรตัวหนาขนาด 20 พอยท์
การพิมพ์คำขึ้นต้น ให้มีระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter+Before 6 pt)
การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ ภาคสรุป และการย่อหน้า ระยะการพิมพ์เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร
การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด จากภาคสรุป
จำนวนบรรทัดในแต่ละหน้าให้เป็นไปตามความเหมาะสมกับจำนวนข้อความ
และความสวยงาม

2.2 การพิมพ์หนังสือภายนอก
การพิมพ์เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์
(1 Enter+Before 6 pt)
การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ ภาคสรุป และการย่อหน้า ระยะการพิมพ์เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์
(1 Enter+Before 6 pt)
การพิมพ์คำลงท้ายให้มีระยะบรรทัดห่างจากบรรทัดสุดท้ายภาคสรุปเท่ากับ
ระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12 พอยท์ (1 Enter+Before 12 pt)
การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด
จากคำลงท้าย
การพิมพ์ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด
จากตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ

2.3 การพิมพ์คำสั่ง/ประกาศ
การจัดพิมพ์คำสั่งและประกาศ ขอความร่วมมือให้ทุกหน่วยงานจัดทำตามแบบที่ได้กำหนดร่วมกันในวันอบรม โดยยึดหลักการพิมพ์ ดังนี้
* ระหว่างตัวครุฑกับข้อความให้ใช้ระยะบรรทัด (1 Enter+Before 6 pt) หรือปรับให้ดูว่าสวยงามไม่ชิดหรือห่างจนเกินไป
* หัวเรื่องให้ใช้ค่ากึ่งกลางสำหรับการจัด ให้ใช้เส้นขีดระหว่างหัวเรื่อง (คำสั่ง/ประกาศ)
เส้นที่ขีดระยะพอประมาณ
* ระหว่างเส้นขั้นกับภาคเหตุ ให้ใช้ระยะบรรทัด (1 Enter+Before 12 pt)
* การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ ระยะการพิมพ์เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter+Before 6 pt)
* การพิมพ์ย่อหน้าก่อนย่อหน้าสุดท้าย (ทั้งนี้ตั้งแต่…./จึงประกาศให้ทราบโดยทั่วกัน)
ระยะการพิมพ์ย่อหน้าเท่ากับ 2.5 เซนติเมตร และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์
(1 Enter+Before 6 pt)
* การพิมพ์ย่อหน้าสุดท้าย (สั่ง ณ วันที่ …./ ประกาศ ณ วันที่ …)
ให้ตั้งค่าย่อหน้าเท่ากับ 4 เซนติเมตร และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12 พอยท์ (1 Enter+Before 12 pt)
* การพิมพ์คำลงท้าย ให้ถือปฏิบัติเช่นเดียวกับการพิมพ์หนังสือภายนอก

แบบฟอร์มต่าง ๆ

ตัวอย่างหนังสือราชการ

ประกาศมหาวิทยาลัยสงขลานครินทรหรือ สำเนา
ขั้นตอนการทำลายเอกสาร
บัญชีหนังสือขอทำลาย
>

Mayong_ness

อยากเขียนเรื่องราวข้อมูลต่างๆ เพื่อให้คนที่สนใจได้เข้ามาอ่าน..อาจจะไม่ได้เขียนทุกวัน..นานๆที่มาเขียนนะคับ..ถ้าข้อมูลใดไม่ถูกต้องก็ ติชมกันได้นะคับ..

บทความอื่นๆที่น่าสนใจ...